Pracujesz w eventach? Niezależnie od tego, czy jesteś event managerem w dużej firmie, czy pracujesz w agencji eventowej – wiesz, że to jedno z najbardziej stresujących zajęć na świecie.
Masz już pewnie za sobą mnóstwo realizacji – dużych i małych – często z napiętymi terminami, wymagającymi pracy na ostatnią chwilę.
Wszystko zaczyna się od klienta.
Decyzje zazwyczaj zapadają tak późno, jak to tylko możliwe. „Przecież mamy czas, dobry event manager ogarnie to w kilka dni” – słyszymy. Jednak im później zaczynamy, tym trudniej i drożej. To trochę jak z biletami na samolot: im później, tym wyższa cena, a wybór coraz bardziej ograniczony.
Jak radzimy sobie z takimi projektami?
Niezależnie od tego, czy koncepcja eventu jest już gotowa, czy dopiero się kształtuje, angażujemy odpowiedni zespół – od projektantów po techników i planistów. Mając cały ten zespół „na miejscu”, łatwiej nam zebrać się i przedyskutować projekt. ARAM to ponad 50 osób na stałe zatrudnionych w firmie, dzięki czemu możemy szybko reagować i działać bez konieczności poszukiwania dostępnych osób „na mieście.” Choć współpracujemy z freelancerami, trzon zespołu stanowią nasi wewnętrzni eksperci.
Doświadczenie ma znaczenie.
W Polsce mamy wielu utalentowanych freelancerów, ale najlepsi są bardzo rozchwytywani i krążą po kraju, a doba ma tylko 24 godziny. Gdy ekspert nie ma czasu, by dogłębnie przyjrzeć się projektowi, bo jest „na sztuce,” niestety cierpi na tym cały proces. Szybkie analizy „w międzyczasie” bywają pomocne, ale solidne planowanie wymaga szczegółowej analizy, przemyślenia i współpracy. Dlatego nasz zespół zawsze szybko zbiera się, by przeanalizować nowe projekty i dostarczyć wstępny draft klientowi lub agencji. Nie podejmujemy się każdego tematu, zwłaszcza jeśli jesteśmy zaangażowani w kilka innych projektów wymagających naszej pełnej uwagi i rzetelnego przygotowania.
Jak ilość i rodzaj sprzętu wpływają na koszty?
Każdy chce mieć najlepsze i najnowocześniejsze rozwiązania. Piękne wizualizacje zachwycają klientów – aż do momentu, gdy pojawia się pierwsza wycena, często przekraczająca budżet. A czas biegnie.
Gdy wizualizacje trafią już do klienta, często następują cięcia i próby „odchudzenia” projektu tak, aby nadal wyglądał jak pierwotny, ale mieścił się w budżecie. Tniemy, ile się da, ale cena nadal nie spada. Dlaczego?
Obecnie koszty robocizny przewyższają koszty sprzętu. Usunięcie kilku urządzeń oświetleniowych czy kilku metrów LED z projektu nie obniży znacząco jego kosztów. Cięcia w sprzęcie bez zmiany konstrukcji, złożoności i czasochłonności budowy nie wpływają realnie na budżet. Doświadczeni producenci doskonale to rozumieją.
Aby zmieścić się w budżecie, musimy ograniczyć potrzebną ilość ludzi i czas pracy. Oznacza to gruntowne przeprojektowanie projektu, by wyglądał podobnie, ale był bardziej efektywny. Kreatywne projektowanie i inteligentne planowanie są tutaj kluczowe – wymaga to większej wiedzy i doświadczenia niż stworzenie ładnej wizualizacji. Wizualizacje, jak dawniej papier, przyjmą wszystko.
Dlatego, niezależnie od tego, czy pracujemy nad projektem niezależnego artysty, czy tworzymy coś od podstaw, optymalizujemy każdy projekt, by spełniał założenia budżetowe. Dzięki temu koncepcja pokazana klientowi będzie wyglądała dokładnie tak, jak jej realizacja.
Dobrze przygotowany projekt może się zmieniać, ale od początku jest dostosowany do założonego przez klienta poziomu budżetu. Nawet jeśli wydaje się za skromny, zawsze możemy dodać więcej opcji. Dobrze uzasadnione zmiany łatwiej zdobywają dodatkowe środki.
Angażując nas na wczesnym etapie, masz pewność, że dostaniesz projekt możliwy do realizacji w założonym budżecie. My też czasem chcemy dodać więcej światła i multimediów, ale nie zawsze „więcej” znaczy „lepiej.” Zawsze można coś dołożyć, jeśli zajdzie potrzeba.
Czy ten model pracy jest skuteczny?
Wiemy, że taki model pracy to rzadkość w Polsce. Od lat staramy się działać w sposób zorganizowany i przemyślany, co zapewnia przewidywalne efekty, mniejszy stres w procesie produkcji i komfort pracy dla wszystkich zaangażowanych, niezależnie od tego, czy chodzi o duży koncert, event, turniej sportowy czy konferencję.
Nasz zespół to stabilna ekipa znajomych twarzy. Czasem dołączają do nas osoby, które mają dość chaosu na rynku i chcą spróbować pracy w okiełznanym, choć wymagającym świecie produkcji technicznej wydarzeń.
Wiemy, jak mądrze planować i projektować multimedialne scenografie oraz gdzie szukać oszczędności, zanim pierwszy draft trafi do klienta.
Czy miałeś okazję pracować z nami?
Jako jedna z nielicznych polskich firm realizowaliśmy projekty na całym świecie – w największych halach widowiskowych i hotelach w Europie, USA, Brazylii i Chinach. Wszędzie liczą się budżety i wszędzie chce się wydać jak najmniej. Dobre planowanie i przemyślane koncepcje to dziś jedyna droga do realizowania świetnych projektów.
